Vår uppförandekod

Kostnadseffektivitet som mål

Vi ansvarar för verkställigheten och finansieringen av pensionerna i kommunsektorn tillsammans med kommunerna och samkommunerna. Därtill sköter vi verkställigheten av pensionerna för personalen inom staten, den evangelisk-lutherska kyrkan och FPA. I början av 2021 övergick verställigheten av pensionsskyddet för Finlands Banks och Finansinspektionens personal till Keva.

Vår kostnadseffektivitet kan inte direkt jämföras med arbetspensionsbolagen i den privata sektorn. Då vi jämför de totala rörelsekostnaderna (i vilka kostnaderna för placeringsverksamheten inte ingår) i boksluten med antalet försäkrade klarar vi oss bra.

Keva rörelsekostnader är mindre därför att våra kunder bestäms enligt lag. I motsats till privata sektorns ArPL-bolag har vi inga marknadsföringskostnader som hänför sig till förvärv av nya kunder eller överföring av försäkringar, inte heller några kostnader för distributionskanaler. Våra kunder är i genomsnitt större än ArPL-bolagens kunder och pensionsförsäkring är mer kostnadseffektiv i organisationer med ett stort antal anställda.

Anvisningar hindrar missbruk

Vi placerar medlen i pensionsansvarsfonden tryggt och produktivt. Vi ansvarar också för att den lagstiftning som gäller verksamheten på värdepappersmarknaden följs. Utöver lagstiftning som förbjuder missbruk av insiderinformation och myndighetsföreskrifter följer vi Kevas insideranvisning.

Kevas styrelse godkände år 2015 anvisningarna för den närmaste kretsens transaktioner och hanteringen av intressekonflikter.

• Förvaltning och ledning
• Insiderövervakning
• Förteckning över förtroendeuppdrag (pdf på finska)

Politiskt inflytande

Bestämmelser om finansieringen och förvaltningen av och tillsynen över Keva finns i lagen om Keva. Enligt lagen ska sammansättningen av delegationen återspegla det senaste kommunalvalsresultatet. Fullmäktigesammanträdet väljer styrelsen, som åtnjuter fullmäktigesammanträdets förtroende.

Fullmäktigesammanträdet valde 9.9.2021 Kevas styrelse för perioden 2021–2023. I valprocessen
fästes särskild uppmärksamhet vid att kompetenskraven enligt lagen om Keva uppfylldes.

Bestämmelser om Kevas förvaltning som kompletterar lagen finns i den instruktion som fullmäktigesammanträdet har godkänt. Verksamhetsstadgan är godkänd av styrelsen och omfattar bestämmelser bland annat om behörighetsfördelning och om rapportering till styrelsen.

Vi har en uppgift som samhället ålagt oss, och på grund av den har förtroendeorganen till Kevas verkställande direktör och två vice verkställande direktörer valt personer som har erfarenhet av samhällelig verksamhet. Strävan är att genom detta säkerställa Kevas omfattande kontakter till de beslutsfattande och beredande organisationerna i samhället.

Den politiska bakgrunden påverkar inte valet av övriga medlemmar i ledningsgruppen, direktörer eller sakkunniga, inte heller ledningsgruppens beslut.

• Kevas förvaltning och ledning
• Protokollen från styrelsens och delegationens möten (pdf på finska)

Hållbar upphandling

Vi strävar efter att minska energi- och materialförbrukningen samt skadlig miljöpåverkan av produkter, tjänster och byggnader under hela livscykeln.

Kevas enheter gör sina upphandlingar självständigt och ansvarar alltså för upphandlingarna och deras hållbarhet. Vår enhet för juridiska ärenden bistår vid behov i juridiska frågor som gäller konkurrensutsättning av produkter och tjänster.

År 2022 rekryterade Keva en upphandlingsspecialist som började i sin uppgift i januari 2023.

Vi kan anlita Hansels tjänster vid upphandlingar och Hansel beaktar hållbarhetsaspekten. 

Kevas upphandlingar annonseras i HILMA i enlighet med upphandlingslagstiftningen (Finlex.fi).

Riskhantering och beredskapsplanering

Vi vill trygga de försäkrades och pensionstagarnas rättigheter i alla lägen. Därför arbetar vi med riskhantering med syfte att utveckla verksamheten och processerna samt stödja uppnåendet av Kevas mål. 

Den oberoende riskhanteringsfunktionen övervakar och stöder genomförandet och upprätthållandet av principerna för riskhantering och riskhanteringsprocessen.

Keva har en compliance officer och sedan 1.5.2022 också en compliance officer för placeringsfunktionen. Compliance officer rapporterar till förvaltningsdirektören, verkställande direktören, ledningsgruppen för riskhantering, revisions- och riskhanteringsutskottet och styrelsen. Placeringsverksamhetens compliance officer rapporterar till förvaltningsdirektören, verkställande direktören, placeringsverksamhetens ledningsgrupp, ledningsgruppen för riskhantering, revisions- och riskhanteringsutskottet och styrelsen.

Mål: kontinuitet i servicen

Vi utarbetar beredskapsplaner både för hela organisationen och för de olika funktionerna. Det primära målet med planeringen är att säkerställa utbetalningen av pensioner och de övriga viktiga tjänsterna också vid störningar och undantagsförhållanden.

Du kan läsa mer om riskhantering och beredskapsplanering i vår verksamhetsberättelse (pdf).

Vi sörjer för integritetsskyddet och informationssäkerheten

Vi säkerställer informationens sekretess, enhetlighet och tillgänglighet. Vi sörjer för integritetsskyddet och stärker alla våra anställdas kunskaper och kompetens inom informationssäkerhet. Dessa centrala riktlinjer för dataskydd är en del av Kevas uppförandekod, Code of Conduct.

Behandling av personuppgifter ska vara motiverad

Vi behandlar personuppgifter som ska förvaras långvarigt eller för evigt. För att se eller använda personuppgifter ska det finnas en grund med tanke på skötseln av arbetsuppgifterna. Bläddrandet och användningen av personuppgifter registreras i logguppgifterna, och utifrån dessa kan vi vid behov utreda vem som har behandlat personuppgifterna.

Registrerade privatkunder har rätt att granska sina
uppgifter i Kevas register. Begäranden om information enligt dataskyddsförordningen och offentlighetslagen kan på Keva göras med en blankett som infördes 2021. Med hjälp av blanketten
kommer begäran direkt i rätt form och med behövliga
uppgifter till Keva.

Blankett för begäran om granskning av uppgifter

I webbtjänsten för privatkunder, dvs. tjänsten Dina pensionsuppgifter, används stark identifiering och underskrift med bankkoder.

Loggdata under kontroll

För att genomföra EU:s dataskyddsförordning, GDPR, har alla våra informationssystem kategoriserats och hanteringen av logguppgifterna har förbättrats. Informationssystemen har utsedda ägare som ansvarar för behandlingen av uppgifterna i systemet. På så sätt säkerställer vi att systemen producerar tillräckliga loggdata också med tanke på skyddet för personuppgifterna.

Läs mer om behandling av personuppgifter.

Stark identifiering av användare

Kevaanställda kan ansluta sig till Kevas interna nätverk, informationssystem och filer genom att använda s.k. identifierade anläggningar. Om en Kevaanställd vill använda andra än Kevas anläggningar, krävs en särskild identifiering, autentisering.

Stark identifiering säkerställer att inga utomstående kommer åt Kevas e-post eller O365-tjänster.

År 2022 inträffade 16 dataskyddsvarningar och 17 personuppgiftsincidenter.

Databokslut

Keva publicerade sitt databokslut för 2021 i 2022 (pdf på finska).

Miljöpåverkan av Kevas kontorshus

Miljöpåverkan av Kevas egen verksamhet är relativt ringa. Påverkan kan mätas i Kevas kontorshus på adressen Unionsgatan 43, Helsingfors.

Keva övergick till hybridarbete 15.3.2022, och husets användningsgrad ökade betydligt jämfört med coronaåren. Med undantag för semesterperioden jobbade i genomsnitt 130–140 personer i Keva-huset jämfört med endast ett tiotal Kevaanställda under pandemin.

I oktober 2021 installerades en solenergianläggning på Keva-husets tak. Under 2022 genererade den 40361 kWh, vilket var tre procent av Kevas elförbrukning.

Green Office skapar ekogärningar i vardagen

WWF kontrollerade Keva-huset och förnyade Keva-husets Green Office-märke och Green Office-diplom 3.12.2020.

Green Office har främjat miljödiskussionen inom vår organisation och sporrat till ekogärningar i vardagen. Att påverka arbetsmiljön är för många Kevaanställda ett konkret sätt att tänka och främja hållbarheten på arbetsplatsen.

Intressenter och dialog

Vårt mål är att de Kevaanställda och våra viktigaste externa intressenter ska ha en uppfattning av Keva som grundar sig på rätt, aktuell och tillräcklig information.

Vårt rykte utgörs till exempel av de tjänster som tillhandahålls våra kunder och av kundupplevelser, ledarskapet, personalens nöjdhet med sitt arbete samt dialogen med intressenterna.

Vi vill att våra centrala intressenter ska förstå Kevas betydelse och uppgift i samhället, vår verksamhet och våra mål. Samtidigt säkerställer vi att vi har riktig, tillräcklig och aktuell information om Kevas operativa miljö.

Dialog om arbetspensionssystemets hållbarhet

Kevas högsta ledning sammanträder med representanter för media samt med bl.a. arbetsmarknadsorganisationer, pensionärsorganisationer och övriga aktörer i pensionssektorn. Vi för en dialog bland annat om hållbarheten hos finansieringen av det finländska arbetspensionssystemet.

Vi står regelbundet i kontakt också med aktörer i kommunsektorn, särskilt Kommunförbundet, Kommunfinans, Kommunernas garanticentral och Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT.

Vi samarbetar bland annat med Arbetspensionsförsäkrarna TELA, Pensionsskyddscentralen och övriga aktörer i arbetspensionssektorn.

Vi överträffar kraven enligt offentlighetslagen

Vi är en del av den offentliga förvaltningen och följer offentlighetslagen och offentlighetsprinciperna. Det betyder att dokumenten är offentliga om de inte särskilt har definierats som sekretessbelagda. Sekretesskravet kan till exempel gälla uppgifter om en privatpersons förmögenhet eller hälsotillstånd eller säkerhet i organisationer.

Enligt lagen ska vi föra bok över de ärenden som vi har under arbete. Ett bevis på transparensen i vår upphandlingsprocess är att vi lämnar motiveringar och de pris- och kvalitetsjämförelser enligt vilka vi jämför anbuden till alla som lämnat ett anbud.

Öppet och sakkunnigt

Vi informerar om Kevas verksamhet och frågor inom vårt kompetensområde i högre grad än vad offentlighetslagen kräver. Vi förhåller oss positivt till personer som önskar få information och vår kommunikation är aktiv.

Vi publicerar delegationens och styrelsens protokoll på webben. Intresserade kan även få de offentliga bilagorna till protokollen eller en sammanfattning av sekretessbelagda bilagor inom ramen för sekretessbestämmelserna. Utkast, internt beredningsmaterial och interna dokument som tas fram på Keva är inte offentliga men enligt lagen kan vi efter eget gottfinnande också publicera interna dokument.

Vi använder ett så tydligt språk som möjligt. Vi skriver motiveringarna till de beslut som meddelas arbetsgivar- och privatkunder på ett allmänt språk och tillräckligt detaljerat och döljer inte budskapet bakom fraser.

Kevas centrala intressegrupper är bland annat

• Privat- och arbetsgivarkunder
• Politiska beslutsfattare och tjänstemän som bereder beslut
• Arbetsmarknadsorganisationer på förbunds- och centralorganisationsnivå, löntagarnätverket
• Pensionstagarnas organisationer
• Aktörer i kommunsektorn: kommuner, landskap, sjukvårdsdistrikt
• Kommunförbundet, Kommun- och välfärdsområdesarbetsgivarna KT, Kommunfinans, Kommunernas garanticentral och Statskontoret
• Övriga aktörer i arbetspensionssektorn såsom Pensionsskyddscentralen, Arbetspensionsförsäkrarna TELA, Arek, arbetspensionsbolag och Pensionsstiftelseföreningen
• Inhemska medier, därtill är utländska massmedier placeringsverksamhetens målgrupp
• Arbetslivets utvecklings- och forskningsinstitut

Skatteavtryck

Vårt skatteavtryck i Finland utgörs av förskottsinnehållning på utbetalda pensioner samt av skatter och socialkostnader i anslutning till vår verksamhet. Därtill betalar vi skatt på fastighetsplaceringar.

År 2022 betalade vi ut pensioner och rehabiliteringsstöd till ett belopp på 11,5 miljarder euro, varav förskottsinnehållningen var 2,7 miljarder euro. Skatterna och socialkostnaderna för Kevas egen verksamhet uppgick till totalt cirka 41 miljoner euro (år 2021 cirka 39 miljoner).

Skatt på placeringsavkastning enligt lagar och avtal

Arbetspensionerna finansieras genom pensionsavgifter och placeringsavkastning och placeringsverksamheten tryggar finansieringen av pensionerna på lång sikt. Enligt lagstiftningen ska arbetspensionsmedlen placeras på ett inkomstbringande och betryggande sätt. Keva och de övriga arbetspensionsanstalterna betalar ingen skatt på placeringsavkastningen i Finland. Om vi betalade skatt på placeringsavkastningen i Finland redan i fonderingsskedet skulle vi vara tvungna att kompensera för underskottet bland annat genom att höja pensionsavgifterna.

Vi placerar på både ett inkomstbringande och betryggande sätt. Därför diversifierar vi placeringarna globalt mellan olika objekt. Cirka 87 procent av våra placeringstillgångar har diversifierats i objekt utanför Finland.

Vi placerar medlen utomlands enligt internationella lagar och på ett så förnuftigt sätt som möjligt: vi betalar inga onödiga, dubbla eller för stora skatter på placeringarna i utlandet. Vi säkerställer att beskattningen av placeringarna är förenlig med internationella skattelagar och skatteavtal mellan Finland och ursprungsländerna.

Vårt skatteavtryck (nedladdningsbar bild)