Miten lähestyä tuntematonta?

Palvelukehityksessä tuntematonta kohti kulkeminen on normaalia. Kun orastavan idean tai aiheen parissa aletaan työskennellä, ei lopputulosta vielä tunneta. Ei edes tiedetä, syntyykö mitään toteuttamiskelpoista. Silti uusien projektien alkaessa ei tunneta pelkoa vaan innostusta. 

Koronatilanteen helpottaessa olemme samalla tavoin uuden ja tuntemattoman edessä. Olemme olleet sitä jo pitkään ja sopeutuneet muuttuviin tilanteisiin pakon edessä - jopa paljon paremmin, kuin olisimme kuvitelleet sopeutuvamme, jos kuvitteluun olisi ollut aikaa.

Nyt kun suunnitteluun on enemmän tilaa ja tuntematonta ehtii pohtimaan, ajatukset tuntuvat menevän solmuun. Selvisimme siitä, että monien toimitilojen ovet laitettiin kerralla kiinni. Nyt niiden avaaminen tuntuu monimutkaiselta. Emme tunnu enää muistavan, miten muutoksiin sopeutuminen tapahtui. Emme ehkä ehtineet havainnoida sitä.

Uutta arkea voi lähestyä samoin kuin uutta lähestytään kehittämisessä:

1. Tarkista ensin oletuksesi ja ymmärrä sekä tilannetta, ympäristöä että ihmistä.
2. Kehitä ja kokeile yhdessä.
3. Arvioi ja valitse.

Ymmärrä 

Sopeutuminen ei ole valinnanvapautta. Ihmisen kyky sopeutua on lähes rajaton. Mutta se, että voimme sopeutua hyvinkin nopeasti uudenlaisiin tilanteisiin ei tarkoita, että olisimme ihmisinä muuttuneet ja että se, mihin olemme sopeutuneet, olisi meille pitkässä juoksussa hyväksi.

Ihminen perustarpeineen muuttuu äärimmäisen hitaasti.

• Tarve tulla kuulluksi,
• tarve kohdata toiset,
• tarve olla osa kokonaisuutta ja
• tarve säilyttää vapaus.

Kaikki edelleen tallella. Kupliin jääminen ei olisi yhteiskunnallisestikaan kestävää, mutta sitä ei ole myöskään aikamatkailu historiaan. 

Valinnanvapaus ei tarkoita samaa kuin loputon etätyö. Valinnanvapaus on luottamuksen ja mahdollisuuksien yhdistelmä. Esimerkiksi toimitiloista luopuminen voi kuulostaa valinnanvapaudelta, mutta tarkasti katsottuna se omalla tavallaan rajaa sitä.

Oli valinta mikä tahansa, tärkeintä on ymmärtää, että valinnanvapauden tärkein vastinpari eivät ole rajoitteet, vaan avoin ja moninäkökulmainen keskustelu, joka huomioi sekä organisaation tavoitteet ja arvot, että ihmisen tarpeet ja hyvinvoinnin elementit. 

Etätyöt eivät ole toimitilojen vastakohta. Nyt kun etätyön eduista puhutaan paljon, syntyy herkästi oletus, että etätyön kiistattomat edut tarkoittavat automaattisesti kaikista kohtaamisista ja toimitiloista luopumista.

Tosiasiassa ne tarkoittavat ennemminkin toimitilojen merkityksen laajenemista ja uudelleen muotoilua. Tilat joustavat ja muovautuvat ihmisten tarpeisiin, kuten ne ovat tehneet aiemminkin. Meidän tehtävämme on tunnistaa, millaiset tarpeet ohjaavat toimitilojen käyttöä ja suunnittelua tulevaisuudessa.

Etätyö on todellisuutta vain osalle meistä. Suurin osa niistäkin, joille se on mahdollista, kaipaa jo kohtaamisia työkavereiden kanssa. Tämä aika on todistanut käytävä- ja kahvikeskustelujen voiman ja merkityksen. Ei ainoastaan mukavuustekijänä vaan töiden tehokkaamman edistämisen näkökulmasta.

Kehitä 

Organisaatiossa jokaisella ryhmällä ja yksilöllä on oma selkeä roolinsa tulevaisuuden kehittämisessä. Samalla työtä tulee tehdä tiiviisti yhdessä.

Johto: Keskittykää suuntaviivoihin ja suuriin linjoihin. Tähyilkää tulevaisuuteen ja tarkastelkaa toimintaympäristöä. Antakaa aidosti tilaa yhteiselle keskustelulle ja osallistukaa siihen aktiivisesti myös itse. Harvaa asiaa voi suunnitella valmiiksi ilman testaamista: sallikaa arvaukset ja kokeilut. Vaikka parhaat ratkaisut syntyvät oman organisaation sisällä, ne eivät synny irrallaan muusta maailmasta. Mihin suuntaan asiakkaanne kulkevat ja mitä he teiltä tarvitsevat? Miten teidän tekemänne päätökset vaikuttavat laajemmin yhteiskuntaan?

HR: Keskittykää työkaluihin, joilla yhteinen keskustelu mahdollistetaan. Ottakaa tarvittaessa mukaan organisaationne kehittäjät ja kysykää vinkkejä toisaalla työskentelevältä kollegalta. Millä tavoin saatte esiin ratkaisuehdotuksia pelkkien toiveiden sijaan? Miten saatte tiimit ja yksilöt katsomaan omaa työtään eri näkökulmista ja yhteistyöverkostot sekä asiakkaat huomioiden? Miten edistätte yhteistä keskustelua?

Esimiehet: Keskittykää kuuntelemaan ja keskustelemaan. HR:n tukemina ja johdon suuntaviivojen johdattamina teidän tehtävänne on ohjata keskustelua monien eri näkökulmien kautta kohti yhteisiä ratkaisuja. Millaista työtä me teemme? Kenen kanssa me sitä teemme? Mitä hyvää otamme mukaamme aiemmasta? Mistä luovumme? Mikä haastaa ja mikä vahvistaa hyvinvointia ja työssä jaksamista? Miten meidän ratkaisumme vievät eteenpäin organisaatiomme visiota?  

Henkilöstö: Keskittykää ratkaisujen luomiseen. Toiveenne ovat tärkeitä, mutta saatte nopeammin tuloksia, kun tarjoatte ne ratkaisuehdotusten muodossa. Millaisilla ratkaisuilla rakennetaan kestävästi parempaa työelämää? Millaiset työskentely- ja toimintatavat mahdollistavat sekä tuloksellisen työn, että yksilön ja yhteisön hyvinvoinnin? Miten joustavuutta ja sopeutumiskykyä ylläpidetään käytännössä?

Arvioi ja valitse

Kun olette keränneet laajan joukon ehdotuksia, voisiko niitä lähteä rohkeasti testaamaan?

Ennen tai jälkeen kokeilujen, arvioikaa ideoita vielä teille keskeisten kriteerien ja näkökulmien kautta (esim. kustannukset, kilpailukyky, tehokkuus, asiakaskokemus, henkilöstön hyvinvointi ja työkyky).

Lopuksi kysykää itseltänne, millaista tarinaa tekemänne valinnat kertovat siitä, miten näette maailman ja tulevaisuuden? Vastaako se luomaanne visiota ja suuntaviivoja?

Tulevaisuus tulee aina olemaan tuntematon 

Juuri nyt monen fokus on ratkaisuissa ja se on täysin ymmärrettävää. Tulevaisuuden kannalta kuitenkin se, miten ratkaisut tehdään, on tärkeämpää kuin yksittäiset ratkaisut itsessään.

Ratkaisujen luomisen tapa määrittää organisaatiota, sen tulevaisuutta ja sopeutumiskykyä. Se miten - millaisista taustaoletuksista ja millaisin keinoin - valitsemme rakentaa tulevaisuutta, muokkaa jatkuvasti sekä meitä että ympäristöämme.