Ajan tasalla työyhteisön voinnista – Turun kaupunki kehittää arjen seurantaa ja työurajohtamista

Matalan kynnyksen kysely kartoittaa, mikä työssä hiertää ja mikä toimii. Näin asiat voidaan ottaa heti yhdessä puheeksi. Turun kaupunki on ollut mukana Kevan hankkeessa kehittämässä keinoja tukea työkykyä ja työuria.

Ilpoisten päiväkodin työntekijät vastaavat kerran kuussa nopeaan kyselyyn, joka kartoittaa heidän vointiaan. Päiväkodinjohtaja Tarja Kaasinen näkee tuloksista heti, missä juuri nyt mennään.

– Kun kyselykierros on ohi, minulla on tapana käydä viikkopalaverissa tuloksia läpi ja nostaa sieltä aiheita, joihin mielestäni tarvitsisi tarttua, Kaasinen kertoo.

Turun kaupungin varhaiskasvatus on ollut mukana kehittämässä ja kokeilemassa Kevan Pulssi-palvelua, joka kerää tietoa koetusta työkyvystä, raportoi tuloksista ja auttaa eteenpäin. Pulssia kehitetään Kevassa osana Kestävää työelämää -hanketta.

Työnantaja voi valita kysymykset laajasta kysymyspankista. Viimeksi päiväkodissa kysyttiin esimerkiksi tiedonkulusta, ajan riittävyydestä, motivaatiosta ja esihenkilöiltä saadusta tuesta.

– Olemmekin keskustelleet esimerkiksi siitä, miten ottaa vaikeita asioita puheeksi ja siitä, miten muuttuvissa tilanteissa huolehditaan tiedonkulusta. Olemme myös kehittäneet tähän uusia menetelmiä yhdessä, Kaasinen kertoo.

Tilannekuvaa ja toimintavinkkejä

Työkalun vahvuus on ajantasaisuus, sanoo palvelukehitystä vetänyt projektipäällikkö Miia Rissanen Kevasta.

Perinteisiä henkilöstö- tai työhyvinvointitutkimuksia tehdään tyypillisesti kerran vuodessa tai muutaman vuoden välein. Ne tarjoavat kerralla ison kuvan henkilöstön kokemuksesta, mutta eivät palvele ympärivuotisessa seurannassa. Pulssi-palvelu täydentää laajempia kyselyitä ja tukee erityisesti työyhteisötason toimintaa.

Kun työntekijät arvioivat säännöllisesti omaa työkykyään, saadaan ennakoivaa tietoa ja pystytään reagoimaan jo varhaisiin signaaleihin. Silloin pienetkin arjen toimet voivat kohentaa jaksamista. Ongelmiin päästään kiinni ennen kuin ne etenevät sairauspoissaoloiksi.

Kevan oman kehitystiimin luoma palvelu ei ole pelkkä kysely, vaan tulosnäkymään on liitetty aktivoivaa sisältöä ja materiaaleja eri aiheiden käsittelyn tueksi.

– Tärkeää onkin, mitä tulosten jälkeen tapahtuu: miten esihenkilö hyödyntää niitä ja miten niistä puhutaan yhdessä, Rissanen sanoo. Uusien ratkaisujen käyttöönotto vaatii aina myös johdon sitoutumisen.

Tietoa kaikille tasoille

Projektin alussa esihenkilöiden ja työntekijöiden tarpeita kartoitettiin laajasti haastatteluilla ja testattiin palvelun ideaa erilaisilla ratkaisuilla.

– Arvostan sitä, että meitä on kuultu koko ajan. Olemme saaneet kertoa näkemyksemme siitä, mitä tarvitsemme, kertoo Turun varhaiskasvatuksen eteläisen alueen aluepäällikkö Virpi Kariluoma.

Hänen mukaansa oli helppo löytää joukko päiväkoteja, jotka innostuivat lähtemään kokeiluun. Kaupungilla on aiemminkin ollut käytössä työhyvinvoinnin mittareita, mutta tulokset ovat tulleet jälkijunassa eivätkä ole tavoittaneet lähijohtajia. Pulssi-palvelu mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan ja oikea-aikaisen puuttumisen, kun siihen on tarvetta.

Pulssi-palvelussa päiväkodinjohtaja saa itse suoraan henkilökunnaltaan palautteen, ja koko työyhteisö näkee tulokset. Aluejohtaja voi seurata yksiköidensä tuloksia. Palvelu muodostaa myös organisaation muille tasoille, kuten henkilöstöjohdolle, oman näkymän isommasta kuvasta sekä vertailumahdollisuuden.

– Emme voi tehdä laadukasta työtä ilman, että henkilöstö voi hyvin. Nyt pystymme seuraamaan asiaa monella tasolla ja reagoimaan tarvittaessa nopeasti, Kariluoma sanoo.

Matalan kynnyksen kanava

Kyselyyn vastaaminen vie vain pari minuuttia. Se on tärkeää etenkin työssä, jossa ei ehditä istua tietokoneella.

Palvelussa on toisaalta myös mahdollisuus vapaasti kirjoittaa ajatuksiaan. Esihenkilö pääsee usein paremmin kiinni juurisyihin avoimen palautteen perusteella.

Kariluoma huomauttaa lukevansa itsekin kaikki työntekijöiden kommentit eri päiväkodeista. Siten hänkin voi tarvittaessa nostaa asioita esiin lähijohtajien kanssa.

– Jokainen mielipide on tärkeä, hän painottaa.

– Työhyvinvointi on yhteinen asia, johon kaikki voivat vaikuttaa, eivät vain johtajat.

Pulssi-palvelua kehitetään palautteen perusteella vuoden loppuun asti. Sitten se tulee vapaasti kaikkien Kevan työnantaja-asiakkaiden saataville. Turussa palvelu aiotaankin ottaa laajempaan käyttöön.

Työurista pitää keskustella

Entä miten pidetään huolta työntekijöiden osaamisesta, oppimisesta ja motivaatiosta? Miten varmistetaan työn merkityksellisyys ja huomioidaan erilaiset elämäntilanteet?

Myös tämä kaikki vaikuttaa työkykyyn ja jaksamiseen. Turun kaupungin hr-palvelut ovat olleet mukana Kevan osaprojektissa, jossa on kehitetty keinoja työurasuunnitteluun. Ydinajatuksena on, että työurajohtaminen on osa työkykyjohtamista.

Turussa tätä ajattelua on pyritty nyt viemään osaksi arkea käymällä puhumassa aiheesta suoraan esihenkilöiden kanssa.

– Olemme jalkautuneet johtoryhmiin ja työyhteisöihin keskustelemaan työura- ja työkykyasioista, henkilöstöasiantuntija Mia Hoikka kertoo.

Hän nostaa esiin olennaisen havainnon: sitä saadaan, mitä mitataan.

Kaupungin Kunta10-kyselyssäkin on siksi nyt ryhdytty kysymään myös työura-ajatuksista. Millaisia mahdollisuuksia työntekijä kokee itsellään olevan, jos nykyisessä työssä ei ole mahdollista jatkaa?

– Näitä asioita on hyvä miettiä etukäteen organisaation kaikilla tasoilla, myös yksilön itsensä, Hoikka sanoo.

– Korostamme sitä, että ihmiset miettisivät, mitä haluavat ja mihin pystyvät ja miten voisivat pitää yllä omaa osaamistaan ja jaksamistaan.

Työurakeskustelut kirkastavat toiveet

Osana projektia tarjottiin työntekijöille mahdollisuutta työuravalmennukseen. Ulkopuolisen yhteistyökumppanin valmennuksissa on päässyt keskustelemaan muun muassa omasta oppimisesta, motivaatiosta ja elämäntilanteesta.

Alustavien tulosten mukaan osallistujat kokivat tapaamiset hyödyllisiksi, kertoo Kevan asiakaspäällikkö Niina Inkinen.

– He ovat tunnistaneet omia vahvuuksiaan ja motivaatiotekijöitään ja osaavat tehdä työurasuunnitelmia paremmin. Myös työtyytyväisyys on parantunut, Inkinen sanoo.

Hän muistuttaa, että julkisen alan työntekijöistä arviolta kolmannes jää eläkkeelle seuraavien kymmenen vuoden aikana. Jäljelle jäävistä tulisi huolehtia ja uusiakin saada.

– Työurajohtaminen on tässä yksi keino, ja se toimii veto- ja pitovoimatekijänä.

Tärkeää on myös tunnistaa, mitä keinoja työkyvyn ja työurien tukemiseen on jo valmiiksi. Turun kaupungilla on tarjota esimerkiksi palautumiseen liittyviä koulutuksia ja työpajoja sekä asiantuntija-apua haastaviin tilanteisiin työyhteisöissä.

– Olemme nähneet tärkeäksi tarjota henkilökunnalle matalalla kynnyksellä myös palveluohjauksellisia tukitoimia sekä ulkopuolisia hyvinvointivalmennuksia tilanteissa, joissa työntekijä kokee tarvitsevansa tukea esimerkiksi omaan työurapohdintaansa tai jaksamiseensa, Mia Hoikka kertoo.

Hän kokee, että Keva on ottanut kaupungin asiantuntijat aidosti mukaan pohtimaan käytännön toimia.

– Hanke on tuonut myös arvokasta tietoa siitä, miten muissa yhteisöissä ja kaupungeissa on tartuttu näihin asioihin, Hoikka sanoo.