Mihin Code of Conductia tarvitaan?

Kevan hallitus hyväksyi uudet toimintaperiaatteet eli Code of Conductin elokuussa 2022. Hallintojohtaja Markus Mankinin mukaan periaatteet eivät saa jäädä pelkiksi hallinnollisiksi dokumenteiksi. Uudistamistyötä vetänyt compliance officer Jouni Herkama painottaa toimintaperiaatteiden tarkastelua aika ajoin, jotta ne säilyvät tuoreina.

Markus Mankin: - Käytännön vaikutukset voivat jäädä vähäisiksi, jos toimintaperiaatteita ei käytetä aktiivisesti hyväksi tai henkilöstö ei tunne periaatteita.

Code of Conductin soveltamistilanteet ovat usein arkisia: millaista palvelutuottajan vieraanvaraisuutta voi ottaa vastaan, miten toimitaan, jos saamme pyynnön tukea yleishyödyllistä toimintaa tai onko ok, että postaan työnantajan toimialaa sivuavan kirjoituksen someen.

Jouni Herkama: - Kevan edellinen Code of Conduct oli vuodelta 2017. Nyt toimintaperiaatteiden sisältö suunniteltiin nimenomaan kevalaisten jokapäiväiseen käyttöön, ja ohjeita tiivistettiin reippaasti ja muokattiin verkkoympäristöön sopiviksi.

Jokainen työyhteisön jäsen tekee päivittäin valintoja, joita ohjaavat paitsi erilaiset kirjoitetut normit ja ohjeet, myös oma näkemys siitä, mikä on oikea tapa toimia. Yksilöiden käsitys oikeista valinnoista voi vaihdella, ja siksi tarvitaan Code of Conductin tarjoamia suuntaviivoja harkinnan tueksi.

Johto näyttää mallia

Mankin: - Toimintaperiaatteista ei välttämättä aina löydy vastaus yksittäisiin pulmiin, mutta ne muodostavat lähtökohdan ajattelulle ja keskustelulle. Sen avulla työyhteisön jäsenet voivat löytää kestävän ja yhtenäisen tavan toimia. Tällaiseen keskusteluun johto, esihenkilöt ja compliance tuovat oman, tärkeän panoksensa.

Johdon rooli on keskeinen: ”Tone is at the top”. Hallituksen jäsenet sekä ennen kaikkea toimitusjohtaja ja johtoryhmä pitävät esillä teemoja, joita henkilöstö tulkitsee hyvin herkästi. Riittävä avoimuus, rehellisyys, oikeudenmukaisuus ja halu perustella sekä halu ja kyky ymmärtää perustason työtä on hyvin tärkeää.

Johdon on erityisen tarkasti itse noudatettava toimintaperiaatteita ja hyväksyttyjä ohjeistuksia; jos näin ei ole, uskottavuus rapautuu eikä toimintaperiaatteilla lopulta ole merkitystä.

Markus Mankin: - Kannattaa miettiä, mikä omassa organisaatiossa on tärkeää toiminnan tulosten kannalta. Onko yksilöiden tai yksiköiden toimintatavat eriytyneet jo niin pitkälle, että niiden käytännöt ovat ”omanlaisiaan”?

Herkama: - Minä korostan jokaisen kevalaisen roolia ja vastuuta. Johto, esihenkilöt ja compliance voivat toimia asian herättäjinä ja nostojen tekijöinä, mutta tärkeintä on se, että kaikki kevalaiset kokevat toimintaperiaatteet omikseen ja sitoutuvat niiden noudattamiseen.

Laiva kääntyy hitaasti

Herkama: - Toimintaperiaatteet ovat osa Kevan ja muiden organisaatioiden toimintakulttuuria. Kulttuuri muuttuu tunnetusti hitaasti, ja arjen käytännöt syrjäyttävät helposti ylväät tavoitteet ja kirjatut ohjeet. Meillä on aika vahva kulttuuri, jossa asioita uskalletaan nostaa esille ja myös kyseenalaistaa.

Siksi on aika paljon toivottu, että uusi Code of Conduct näkyisi jo nyt meidän toimintakulttuurissamme. Ajattelen, että etenemme pienin askelin. Tänä vuonna tarkennettiin epäasiallisen kohtelun toimintaprosessia. Se on yksi konkreettinen asia Kevan toimintakulttuurin parantamisessa.

Mankin: - Minusta CoC:n keskeisin merkitys on uusien työntekijöiden perehdyttämisessä, ja uudet työntekijät ovat selvästi kiinnittäneet periaatteisiin huomiota.

Olemme Kevassa aika varovaisia ottamaan kantaa toimintakulttuuriin, ja kaipaan enemmän keskustelua ja sitä, että kevalaiset nostaisivat toimintakulttuuriin liittyviä teemoja esille enemmän. Myös esimerkiksi henkilöstökyselyssä pitäisi mitata toimintakulttuurin muutosta tai kehittymistä.

Toimintaperiaatteet koskevat myös luottamushenkilöitä

Herkama: - Kevan toimintaperiaatteita miettimään ja työstämään kutsuttiin mm. asiakaspalvelun, lakiasioiden, HR:n, IT:n ja viestinnän asiantuntijoita. Uudistukseen sitoutettiin myös luottamushenkilöt.

Lopputuloksena syntyi kymmenen periaatetta, jotka koskevat henkilökunnan lisäksi Kevan hallituksen jäseniä ja valtuutettuja.

Toimintaperiaatteiden pitää elää ja muuttua ajassa. Esittelin uudet toimintaperiaatteet hallitukselle noin vuosi sitten. Hallitus piti tärkeänä, että toimintaperiaatteet oli uudistettu vastaamaan muuttuneita tarpeita.

Jouni Herkama: - Toimintaperiaatteiden kiteyttäminen on ensiarvoisen tärkeää. Viesti pitää olla helposti omaksuttavassa muodossa.

Mankin: - Kevalle on lainsäädännölla annettu iso tehtävä ja suuri vastuu. Hallituksen näkökulmasta Kevaa on johdettava niin, että uskottavuutemme ja legitimiteettimme säilyvät. Hallitus ei epäröinyt sitoutua periaatteisiin myös itse.

Herkama: - Minusta tilanne olisi huono, jos toimintaperiaatteet koskisivat vain kevalaisia. Valtuutetut ja hallitus tekevät Kevan toiminnan kannalta keskeisimmät päätökset. Nyt kun toimintaperiaatteet koskevat myös hallitusta ja Kevan valtuutettuja, se tekee Kevasta yhtenäisen toimijan.

Seuraavat askeleet

Herkama: - Monella suomalaisella organisaatiolla on palvelun- tai tavarantuottajille tiivistetty ulkoinen CoC, johon organisaation kumppaneiden pitää sitoutua.

Tällä uudistamiskierroksella keskityttiin työstämään toimintaperiaatteita Kevan työntekijöille, eikä erillisiä ulkoisia periaatteita koottu. Olemme käyneet keskustelua ja harkinneet tämän tyyppisiä periaatteita. Ne vahvistaisivat Kevaa yhteiskunnallisesti merkittävänä toimijana.

Mankin: - Ns. Supplier CoC on yleinen ja hyvä väline. Sen liittäminen osaksi tarjouspyyntöön pakottaa tarjoajan ottamaan kantaa myös omiin toimintaperiaatteisiinsa.

Supplier CoC edellyttää, että haluamme ja kykenemme monitoroimaan toimittajien toimintaa riittävästi. Uusi yritysvastuusääntely lisäksi edellyttää koko arvoketjun osalta tiettyjen ESG-standardien saavuttamista.

Herkama: - Muistutamme kevalaisille, että toimintaperiaatteisiin kannattaa tutustua myös ensilukemisen jälkeen. Pidämme CoC:n teemoja esillä mm. Kevan intranetin compliance-blogeissa, ja olemme suunnitelleet myös koulutusvideota.

Mankin: - Olen ideoinut ”Kevan toimintaperiaatteet käytännön esimerkkien valossa” - tilaisuutta, jossa voisi olla keskustelu tai paneeli, johon osallistuisi esihenkilöitä tai johtajia.

Lisätietoja:

Hallintojohtaja Markun Mankin, puhelin +358406701483, markus.mankin (at) keva.fi

Compliance officer Jouni Herkama, puhelin +358405844026, jouni.herkama (at) keva.fi