Pehmeällä datalla kiinni työkyvyttömyysriskeihin

Kestävää työelämää -hankkeessa luodaan koetun työkyvyn mittaamiseen perustuvaa ratkaisua, Kevan Pulssi-palvelua, jolla työnantajat saavat jatkuvaa tietoa henkilöstön kuormittumisesta arjen johtamisen tueksi. Ajantasainen tieto työntekijäkokemuksesta parantaa työkyvyttömyysriskien ja niistä aiheutuvien kustannusten ennustettavuutta sekä mahdollistaa puuttumisen työkyvyn notkahduksiin ennen niiden etenemistä sairauspoissaoloiksi.

Eri datalähteisiin perustuvat analytiikkaratkaisut auttavat ymmärtämään ilmiöitä karkeasti jaoteltuna taaksepäin katsovalla, nykyhetkeä kuvaavalla tai ennustavalla otteella.

Kun katsotaan tilastoitua ja raportoitua, mitattua ”kovaa tietoa” taaksepäin, tiedetään esimerkiksi se, että mielenterveyden häiriöiden vuoksi menetetyn työpanoksen arvo on suomalaisessa yhteiskunnassa noin 2,5 miljardia euroa vuodessa. Työnantajakohtaiset tilastot kertovat tarkemmin muista oman organisaation suorituskykymittareista, jotka perustuvat historiatietoon.

Peräpeilistä tulevaisuuteen katsovalla ennakoivalla analytiikalla pyritään puolestaan datasta tehtyjen matemaattisten mallien avulla osoittamaan, mitä todennäköisesti tapahtuu ajassa eteenpäin.

Esimerkiksi Kevassa luodun työkyvyttömyysriskien ennustemallin avulla voidaan tarkastella työkyvyttömyyden todennäköisyyttä eri ammatti- ja ikäryhmissä sekä ennustaa kunta-alan henkilöstön riskiä joutua työkyvyttömyyseläkkeelle. Ennustemalli auttaa lisäksi tarkentamaan sairauspoissaoloihin liittyviä hälytysrajoja.
Uutinen: Työkyvyttömyyttä ennustetaan julkisella sektorilla nyt aiempaa tarkemmin

Sairauspoissaolojen ennustemalleja on syntynyt kotimaisella ja ulkomaisella tutkimuskentällä viime vuosina myös koneoppimismalleja hyödyntäen. Tietolähteinä näissä osassa esiintyy myös työkyvyn oma-arvioon perustuvaa dataa.

Ihmisdatalla kiinni työkyvyttömyyden ensisignaaleihin

Kun työkyvyttömyysriskien ennustamisessa pyritään reagoimaan ensimmäisiin signaaleihin työkyvyn heikentymisestä, ennakointia voidaan tehdä ns. pehmeän datan avulla, joka on tässä kontekstissa henkilöstön omaa arviota ja mielipiteitä koetusta työkyvystä, niin sanottua ihmisdataa. Tämä tiedon tyyppi on monimutkaisempaa, mutta systemaattisesti kerättynä ja oikein hyödynnettynä arvokasta.

Matemaattisiin malleihin perustuvien ennusteiden luominen ei ole kuitenkaan tärkein syy kiinnittää huomiota hyvinvointia kuvaavaan kokemusdataan.

Ihmisdatasta kannattaa kiinnostua erityisesti siksi, että se on työyhteisöjen arjessa ainutlaatuinen mahdollisuus päästä nykyhetkessä kiinni työkyvyttömyysriskejä enteileviin värähtelyihin ennen niiden muuttumista sairauspoissaoloiksi, jotka ovat työkyvyttömyyskustannuksista suurin kululaji. Mittarien osoittaessa uupumista ei taakse tarvita yhtälöitä.

Kevan arvion mukaan vuonna 2022 työkyvyttömyys aiheutti kunta-alan työnantajille noin 1,3 miljardin euron kustannukset, joista sairauspoissaolojen välittömien kustannusten osuus oli 69 %.

Mitä varhaisemmassa vaiheessa erityisesti pitkiin poissaoloihin pääsee kiinni, sitä varmemmin niitä pystytään torjumaan.

Kyselyillä kiinni pehmeään dataan

Työntekijät arvioivat omaa työkykyään tyypillisesti työterveyskäyntien yhteydessä sekä laajemmissa työhyvinvointikyselyissä. Niiden lisäksi koetun työkyvyn mittareina toimivat myös lyhyet, usein toistuvat pulssikyselyt, joissa voidaan keskittyä ajassa pintautuviin asioihin. Nämä eivät ole markkinoilla uusi ratkaisu, mutta Kevan Työkykyjohtaminen ja työterveysyhteistyö julkisen alan työpaikoilla vuonna 2023 -tutkimuksen (pdf) mukaan vain viidennes julkisen alan organisaatioista on hyödyntänyt säännöllisesti toistettavia pulssikyselyitä henkilöstön koetun työkyvyn mittaamisessa.

Laajan henkilöstökyselyn ja lyhyen oma-arvion mittauksen ero on hyvä tunnistaa. Kerran vuodessa tehtävä mittaus palvelee laajan tilannekuvan luomisessa menneestä ajasta, pulssikysely nykyhetkestä.

Entä jos kyselyillä on työyhteisössä huono kaiku? Koetaan, että ihmiset eivät innostu vastaamaan, kyselyitä on jo ennestään paljon tai kyselytulosten hyödyntäminen on jäänyt työntekijöille epäselväksi.

Usein haasteet kyselyjen menestyksessä ovat siellä, mihin kyselyratkaisun koodarin kädenjälki ei yllä: johdon sitoutumisessa, tulosten läpinäkyvyydessä ja puheeksi ottamisessa. Mittaus itsessään on vasta datan keruun vaihe.

Siinä missä pulssiratkaisu tuo uudenlaiset mahdollisuudet ennustemallien rikastamiselle ja työkyvyn säännölliselle arvioinnille, se on parhaimmillaan arjen johtamistyön apuri.

Oikeat mittarit vaikuttavuuden arviointiin

Henkilöstömittausten tulosten tulee päätyä helposti lähelle arjen tasoa, ei johtoryhmäkierroksen kautta. Kun oman yksikön tai vastuualueen tulokset visualisoituvat automaattisesti saavutettavaan ja helppolukuiseen analytiikkanäkymään, saa esihenkilö vilkaisulla kuvan siitä, miten menee.

Tuloksista nousseiden ilmiöiden käsittely yhdessä on ratkaiseva tekijä siinä, vastataanko kyselyyn myös jatkossa. Säännöllinen tuloksista keskustelu ja vastausprosentti korreloivat, vaikkei vastausprosentti yksin ole vaikuttavuuden mittari.

Pulssimaisen työntekijäkokemusdatan hyöty on esihenkilön parempi kyky ymmärtää ilmiötä, seurata trendiä ja kuulla hiljaiset äänet ja sitä kautta puuttua orastaviin oireiluihin. Yksilö- ja työyhteisötasolla koettu hyöty perustuu kuulluksi tulemiseen ja vaikuttamisen mahdollisuuteen. Edistyneiden ratkaisujen oma ja tiimin tulosnäkymä hoksauttaa myös vastaajaa.

Vuoropuhelun tulee alkaa esihenkilön ja työyhteisön väliltä ja kummuta täältä ylemmälle organisaatiotasoille laajempien toimenpiteiden ja resurssien kohdentamisen tueksi.

Kevassa julkaistaan vuoden 2024 aikana julkisen sektorin työnantajille käyttöön työntekijäkokemusta mittaava pulssikyselyyn perustuva ratkaisu, jolla henkilöstö arvioi omaa työkykyään säännöllisesti osana arkea.
Kevan Pulssi-palveluun tulee kehittyessään sisältymään työkyvyn johtamisen toiminnanohjausta tukevia ominaisuuksia sekä kytköksiä muihin Kevan digitaalisiin palveluihin. Ratkaisussa hyödynnetään aikaisempaa tutkittua tietoa siitä, millä oma-arviota koskevilla kysymyksillä on todettu olevan ennustevaikutusta sairauspoissaolojen syntymiseen.

Lisätietoa Pulssi-palvelusta

Lue myös

• Sosiaali- ja terveysministeriö: Tavoitteena hyvä työkyky ja terve mieli työpaikoilla (stm.fi)
• Lääkärilehti: Työntekijän koettu työkyky ennustaa sairauspoissaoloja ja työterveyshuollon kustannuksia (laakarilehti.fi)
• National Library of Medicide: A machine learning approach to predict resilience and sickness absence in the healthcare workforce during the COVID-19 pandemic - PubMed (nih.gov)