Työkyvyttömyysriskiennusteesta konkretiaa, selkeyttä ja tukea yhteiselle keskustelulle

Kestävää työelämää -hankkeessa on rakennettu ainutlaatuista, uuteen tietolähteeseen pohjautuvaa digitaalista työvälinettä, joka mahdollistaa työkyvyttömyysriskien ennakoinnin ja tukee riskien toteutumista ennaltaehkäisevää johtamista. Projektipäällikön roolissa minulla on ollut ilo kiertää asiakkaidemme luona keskustelemassa tämän uudenlaisen tiedon tuottamasta lisäarvosta sekä työvälineen hyödyntämisestä työkykyjohtamisen kiireisessä arjessa. Matkan aikana on opittu uutta ja katsottu vanhaa uusin silmin.

Työkykyjohtaminen on laaja ja moniulotteinen ilmiö, jota voi ja pitääkin tarkastella eri näkökulmista, eri foorumeilla ja erilaisia tavoitteita vasten.

Yksittäinen tietolähde ei koskaan vastaa kaikkiin ja kaikkien esittämiin kysymyksiin, mutta toimii parhaimmillaan - Kevan uuden työkyvyttömyysriskiennusteen tavoin - lähtökohtana, joka käynnistää keskustelun, houkuttelee seuraavan tietolähteen pariin ja auttaa rakentamaan laajempaa tai syvempää kokonaiskuvaa.

Esimerkkejä työkyvyttömyysriskiennusteen hyödyntämisestä ovat muun muassa

• • aikajanan rakentaminen johtoryhmän tapaamista varten: missä ollaan nyt, miten tähän on tultu ja mihin ollaan menossa tai
     
  • tietyn työntekijäryhmän tilanteeseen syventyminen toimialan johtoryhmän työpajassa: miltä tilanne näyttää esimerkiksi varhaiskasvatuksen ammattilaisten näkökulmasta katsottuna
     
  • huomion ja resurssien kohdentamisen pohtiminen toimintasuunnitelmaa rakennettaessa: onko jokin ammatti- tai ikäryhmä erityisen huomion tarpeessa esimerkiksi työterveyden toimintasuunnitelma pohdittaessa

Tiedon konkretisoiminen mahdollisimman selkeiksi paloiksi on tärkeää, jotta edellä mainittujen aiheiden äärelle päästään nopeasti, eikä itse tietolähde eksytä tai vieraannuta käyttäjäänsä.

Selkeät ja yksinkertaiset visualisoinnit sekä riittävän yksiselitteinen sanoitus auttavat tiedon hyödyntäjää keskittymään kuhunkin näkökulmaan sen vaatimalla syvyydellä.

Mistä voi tietää, että tässä on onnistuttu? Kun käyttäjien mieleen nousevat kysymykset eivät koske kuvaajan ymmärtämistä vaan tarvetta ymmärtää itse asiaa paremmin, ollaan oikeilla jäljillä. ”Mistä tämä johtuu? Miksi tämän ammattiryhmän riski on näin korkea?” jne.

Tavoitteena tulevaisuuteen vaikuttaminen, ei menneen mittaaminen

Kun uutta tietoa luodaan ja tietolähteitä rakennetaan, on tiedon tuottajalla yleensä aina selkeä käsitys siitä, millaiseen käyttöön tieto soveltuu ja ei sovellu. Tämän tiedon luonnetta koskevan ymmärryksen tulee puolestaan kohdata tietoa hyödyntävän loppukäyttäjän tarpeet ja arkitodellisuus.

Tämän vuoksi olen jokaisessa työkyvyttömyysriskiennusteen esittelyssä tehnyt kaksi asiaa: kysynyt, mihin tietoa aiotaan käyttää ja kuunnellut, miten tähän kysymykseen vastataan. Kun ääneen lausutut suunnitelmat vastaavat tietolähteen sisäänrakennettuja tavoitteita, voin olla taas projektiryhmäni työhön tyytyväinen.

Kevan työkyvyttömyysriskiennusteen tarkoituksena ei ole kuvata tulevaisuuden riskejä siksi, että niiden toteutumiseen voitaisiin eri tavoin valmistautua vaan siksi, että niihin päästäisiin vaikuttamaan ennaltaehkäisevästi.
Ennuste kuvaakin työkyvyttömyysriskin lisäksi myös ennaltaehkäisevän toiminnan vaikutuksia kyseiseen riskiin ja kustannuksiin.

Käyttäjät ovat maininneet työkyvyttömyysriskiennusteen käyttökohteiksi kokonaiskuvien hahmottamisen ohjaus- ja johtoryhmissä, päätöksenteon tukemisen sekä toimintasuunnitelmien rakentamisen. Näissä kaikissa ensisijaisena tavoitteena on tulevaisuuteen vaikuttaminen, ei menneen mittaaminen.

Kristallipalloja ja valmiita vastauksia – vai ehkä sittenkin jotain vastuullisempaa

Projektin alussa kävimme yhden projektiin osallistuneen asiakasorganisaation kanssa leikkimielistä ideointia uuden työvälineen nimestä. Milla Magia oli yksi mieleeni jääneistä ehdotuksista ja myös kristallipallosta taidettiin puhua.

Vaikka tässä sanailussa ei ihan tosimielellä oltukaan, sisältyy siihen myös hiven totuutta.

Työkykyjohtamisen moniulotteisessa ja kiireisessä arjessa olisi todella hienoa, jos voisimme tarjota tietolähteiden käyttäjille nopeita, selkeitä ja toimintaa ohjaavia tiedon palasia. ”Tee näin ja takaamme, että tapahtuu näin.” ”Tässä sinulle tärkein tieto tästä ennusteesta, muuta ei tarvitse lukea.” ”Pling! Nyt lukemaan ennustetta.” Ihan tähän emme kuitenkaan päässeet ja siihen on syynsä.

Oikopolut ja nopeat ratkaisut voivat ohjata meidät herkästi harhaan, jos meillä ei ole mielessä selkää tavoitetta ja mahdollisuutta rakentaa riittävää kokonaiskuvaa.

Työkyvyttömyysriskiennuste ja muut sitä täydentävät ja tukevat tietolähteet toimivat parhaiten, kun

• käyttäjällä on tiedossaan suunta, johon ollaan menossa
• jokin keino varmistaa, että keskustelu ja työskentely etenevät haluttuun suuntaan
• kokonaiskuva siitä, mitä kaikkea tietoa kyseiseen tavoitteeseen pääsemiseksi tarvitaan ja on saatavilla

Nämä tekijät muuttuvat tavoitteiden, tilanteiden, organisaatioiden ja tiedonkäyttäjien mukana, vaikka tietolähteiden sisältö ja luonne pysyisivät ennallaan. Tärkeintä on siis tarjota tietolähde, jonka hyödyntäminen on helppoa aina, kun tavoite ja tilanne sitä vaativat. Ja jos mahdollista, tukea tietolähteiden hyödyntäjiä työssään.

Miten tietoa saadaan hyödynnettyä kattavasti ja tehokkaasti

Tätä viimeistä tavoitetta vasten tarjoan tähän loppuun vielä projektimatkan varrella kertyneen listan kysymyksiä, joita kannattaa kysyä, jotta käytettävissä oleva tieto tulisi mahdollisimman kattavasti ja tehokkaasti käyttöön. Tämä toimii myös muistilistana uusien tietolähteiden ja digitaalisten työvälineiden kehittäjille:

1. 1. Ensihavainnot: Hyödynnä ensikohtaaminen uuden tietolähteen kanssa täysimääräisesti ja haasta itsesi heti pohtimaan tiedon merkitystä ja käyttöä. Mitä tämä tieto kertoo meille? Missä menevät tämän tietolähteen rajat? Miksi ja kenelle tieto on tärkeää? Milloin ja miten voisimme sitä parhaiten hyödyntää?
       
   2. Oikeiden tahojen kerääminen pöydän ääreen: Keiden tulisi päästä tämän tiedon äärelle? Keiden kanssa tästä tulisi keskustella?
       
   3. Merkityksen ja käyttötarkoitusten tunnistaminen erilaisten tavoitteiden kautta: Mikä on tämän tiedon merkitys? Millaisia tavoitteita se voisi tukea? Kuka ja mihin sitä tarvitaan? Miten sitä voidaan tehokkaimmin hyödyntää?
       
   4. Uuden tietolähteen integroiminen tiedolla johtamisen kokonaisuuteen (tarvittaessa kokeilujen kautta): Mihin kohtaa prosessejamme ja vuosikelloamme tämä tieto kuuluu? Kuka vastaa siitä, että se tulee täysimääräisesti hyödynnetyksi tarvittavilla tasoilla?