Kuulumisia kehittämishankkeesta: koronakevät hioi Lappicassa etäkäytännöt kuntoon

Koko Lapin maakunnan alueella toimivalla Lappicalla on useita etätoimipisteitä ja välimatkat niiden välillä pitkiä. Sujuvaan toimipisteiden väliseen työskentelyyn ja etäjohtamiseen haluttiin luoda toimivat käytännöt ja turvata työterveyspalvelut Lapissa pitkistä etäisyyksistä huolimatta. Poikkeustilanteen pakottamana digiloikka ja sysäys etätyöskentelyn kehittämiselle on tullut luonnostaan, kertovat palvelupäällikkö Sari Ihalainen ja työterveyshoitaja Henna Hyvönen.

Etätyön ja etäjohtamisen kehittämisen lähtökohdista käynnistettiin Lappicassa osin Kevan rahoittama työelämän kehittämishanke jo vuoden 2019 syksyllä. Projektin alkuvaiheessa henkilöstölle tehdyn lähtökyselyn avulla kartoitettiin etävastaanottoon ja etäjohtamiseen liittyviä kehittämisen tarpeita. – Kyselyn tarkoituksena oli saada koko henkilöstö heti alusta alkaen mukaan kehittämistyöhön. Samalla kartoitimme henkilöstön valmiuksia etävastaanottotoimintaan, kertoo Lappican palvelupäällikkö Sari Ihalainen. Alkusyksystä hankittiin lisää sopivaa välineistöä, jotta vastaanottojen pitäminen etänä onnistuisi paremmin. Samaan aikaan lisättiin myös koulutuksia digitaalisten välineiden käyttöön.

Etävastaanotolle chatin kautta

Lappicassa on ollut etävastaanottotoiminta käytössä jo useita vuosia, mutta nyt hankkeen myötä käyttöä haluttiin tehostaa. Tästä esimerkkinä on alkuvuodesta käyttöön otettu eLAPPICA CHAT -palvelu. Asiakkaan ottaessa yhteyttä chatin kautta voidaan tarvittaessa siirtyä suoraan joko työterveyshoitajan tai yleislääkärin etävastaanottoon eli reaaliaikaiseen kuvayhteyteen.

Poikkeustilanne on vaikuttanut Lappicassa sekä etävastaanoton käyttöön että  kehittämishankkeen läpivientiin positiivisesti. – Oman työni ohessa tehtävän hankeprojektin aikatauluttaminen on tosin joskus haasteellista, kertoo työterveyshoitaja Henna Hyvönen. Heittäytyminen aiottua nopeammalla aikataululla digitaalisten työskentelyvälineiden varaan on vaatinut myös rohkeaa asennetta kaikilta.

Poikkeustilanteen pakottamana on pitänyt välillä toimia etukenossa, jolloin käytännön toimintatavat ja ohjeistukset ovat muotoutuneet kokemuksen lisääntyessä.

Hankkeen aikana yhteistyö on kuitenkin toiminut hyvin ja työskentely ollut sujuvaa. Lappicassa arvellaan, että toimintamallien kehittäminen ja vakiinnuttaminen vaatii kuitenkin jatkuvaa työskentelyä. Seuraava sysäys hankkeen etenemiselle on YAMK:ssa opiskelevan Hyvösen etäjohtamista käsittelevän opinnäytetyön tulosten käsittely. – Syyskuussa käydään läpi opinnäytetyössä esiin nousseita kehittämiskohteita ja aletaan viemään niitä eteenpäin.