Arbetshälsoenkäten är ett behändigt verktyg

Kankaanpää och Rovaniemi stad har pilottestat Kevas arbetshälsoenkät på webben. Enligt deras erfarenheter fungerar webbversionen bra och minskar det arbete som behövs för att genomföra enkäten.

Kevas arbetshälsoenkät har genomförts både i Rovaniemi och i Kankaanpää tidigare som en traditionell experttjänst. Jämfört med den traditionella enkäten har antalet frågor i webbversionen reducerats till cirka trettio.

Förvaltnings- och personalchef Anna Vanhahonko vid Kankaanpää stad anser att antalet frågor är tillräckligt. De har alla ett särskilt format.

- På så sätt kan man garanterat svara anonymt. Å andra sidan skulle ett större antal öppna frågor ha betytt mer arbete.

Arbetshälsochef Johanna Aho vid Rovaniemi stad säger att antalet frågor kunde minskas ytterligare.

- Vid genomförandet av såväl den traditionella blankettenkäten som webbversionen var den största utmaningen att beskriva organisationsstrukturen och mata in den i programmet.

Små enheter kan i webbenkäten vid behov slås samman också efter att svaren inkommit. Våra svarspersoner hade ibland också lite svårt att uppfatta vilken nivå i ledningen de skulle bedöma, alltså den närmaste chefen, serviceområdet, sektorn eller hela organisationen. Kunde det avsnittet ännu göras litet klarare? föreslår Johanna Aho.

Arbetshälsoenkäten kunde innehålla ett eget avsnitt för chefernas arbetshälsa, föreslår Johanna Aho.

Lätt att göra på webben

Pilottestarna var eniga om att den webbaserade arbetshälsoenkäten gör det lättare att genomföra enkäten och framför allt att utnyttja resultaten.

- Det var lätt att rapportera resultaten, säger Johanna Aho.

- Webbversionen är utan vidare dagens melodi. Eftersom webbenkäten först var i utvecklingsskedet hade den några mindre tekniska problem. Vi fick snabbt hjälp från Keva för dem och de ledde inte till några större besvär, säger Anna Vanhahonko.

Urvalet av svarspersoner avgörande

Kommunerna har många arbetstagare som inte har någon dator som verktyg. Deras möjligheter att svara på webbenkäten måste lösas på bästa möjliga sätt.

- Ingen har kunnat skriva in svar i någon annans ställe. Vi ordnade tillsammans med cheferna tillfälle åt dem som saknade dator att svara på enkäten hemma, på bibliotek eller på någon annan offentlig dator. Svarsprocenten uppgick till hela 80 procent hos oss, säger Vanhahonko förnöjt.

Också i Rovaniemi svarade fler än varannan på enkäten. I Rovaniemi säkerställde man att också de personer som inte använder dator i sitt arbete kunde svara på enkäten; de fick bland annat svara i samband med möten på arbetsplatsen.

- Om svarsprocenten på arbetsplatsen såg ut att bli väldigt låg frågade personalförvaltningen varför man inte ville svara. Orsaken var oftast att resultaten tidigare inte hade behandlats i nämnvärd mån. Då är man inte motiverad att svara, förklarar Johanna Aho.

Företrädarna för pilotstäderna berömmer webbenkäten som lättanvänd. Efter att svarspersonerna hade fått tillgång till en dator förekom det inga svårigheter med att fylla i blanketten.

Jämförelse lönar sig

Resultaten av arbetshälsoenkäten blev i Kankaanpää lite bättre jämfört med föregående enkät.

- Resultaten var jämförbara med resultaten av enkäten 2015. Resultaten av webbenkäten kan också jämföras med resultaten för andra städer i samma storleksklass, och denna möjlighet är utan vidare intressant och nyttig, säger Anna Vanhahonko.

Också i Rovaniemi jämförde man resultaten med uppgifter som Keva samlat in från andra organisationer.

- Det är bra att se var vi står jämfört med andra. I pilottestningen kunde vi tyvärr ännu inte jämföra resultaten med andra lika stora organisationer, säger Johanna Aho.

Från undersökning till verktyg

Johanna Aho och Anna Vanhahonko betonar att resultaten av arbetshälsoenkäten måste utnyttjas på arbetsplatserna.

- I Rovaniemi behandlas resultaten på enhets-, sektor- och serviceområdenivå och på hela organisationens nivå. Resultaten behandlas också i stadsstyrelsen. Därtill utnyttjar vi enkäten i samband med att företagshälsovården besöker arbetsplatserna, säger arbetshälsochef Aho.

- Enkätens avsnitt om ledarskap gav den mest intressanta och nyttigaste informationen. Enheternas arbetshälsoplaner uppdaterades sedan utifrån enkäten och diskussionerna på basis av den, säger hon.

I Kankaanpää delades resultaten ut till cheferna som sedan hade skyldighet att diskutera dem med sina medarbetare. Diskussionerna resulterade i en utvecklingsplan för arbetshälsan. I planen ingår målen, ansvarsfördelningen, tidtabellen och uppföljningsmetoderna. Planerna skickades till förvaltnings- och personalchef Vanhahonko.

- Det är klart att det inte lönar sig att genomföra arbetshälsoenkäten bara för genomförandets skull. Nyttan med processen består i att resultaten behandlas och att planerna omsätts i praktiken. Utvecklingsplanerna uppstår inte direkt utifrån resultaten av enkäten utan de är ett resultat av diskussionen i enheterna och teamen, säger Anna Vanhahonko.

Hos oss i Kankaanpää funkade webbversionen av Kevas arbetshälsoenkät mycket bra. Jag rekommenderar undersökningen också till andra städer och kommuner, säger Anna Vanhahonko.