Tydliga processer och nya prognoser – Jyväskylä stad förebygger arbetsoförmåga genom att stärka företagshälsovårdssamarbetet

Jyväskylä stad förutser risker för arbetsoförmåga genom att intensifiera samarbetet med företagshälsovården och testa ett nytt digitalt verktyg. Redan under pilotprojekten inom projektet Hållbart arbetsliv har man uppnått fördelar.

Varje arbetsgivare hoppas att arbetstagarna ska vara sjuka så lite som möjligt och arbeta så länge som möjligt.

För att uppfylla denna önskan behövs samarbete mellan olika parter. Företagshälsovården är en viktig samarbetspartner.

Samarbetet löper dock inte alltid optimalt. Samarbetet kräver kontinuerligt främjande, beaktande av förändringar, revidering av mål, förbättring av åtgärder och utvärdering av effektiviteten. Och ofta allt detta samtidigt som pengarna är knappa.

– Jag måste också själv ofta prata om pengar vid sidan av mål och åtgärder. Särskilt när resurserna är knappa är det viktigt att fördela dem korrekt, säger Jyväskylä stads personaldirektör Arja Aroheinä.

Työterveys Aaltos kundrelationskoordinator Johanna Karjalainen förstår stadens strama situation.

– Också därför är det viktigt att arbetstagarna får stöd för orken i arbetet i rätt tid.

Aroheinä och Karjalainen betonar att ekonomiskt förnuftiga och effektiva resultat kan uppnås om parterna litar på varandra och för en ärlig och konstruktiv dialog.

– Det finns ingen effekt utan interaktion. Tröskeln för dialog bör vara låg mellan alla parter, säger Aroheinä.

Insikter och nya perspektiv

Jyväskylä och Aalto har varit partner i flera år och samarbetet har fungerat bra redan tidigare. Trots detta anslöt sig Aroheinä och Karjalainen ivrigt till delprojektet Utveckling av företagshälsovårdssamarbetet inom projektet Hållbart arbetsliv.

– Keva är en modern aktör som lyssnar på och förstår behoven av att utveckla arbetslivet i praktiken, säger Aroheinä.

Delprojektet involverar åtta organisationer och deras företagshälsovårdsaktörer. Projektchef Maija Lahdenniemi från Keva säger att alla har själva valt vad de vill utveckla inom ramen för samarbetet.

Jyväskylä stad och Työterveys Aalto har beslutat att utveckla processer, roller, ansvar, verksamhetsmodeller och verktyg.

Samtidigt har projektet gett Aroheinä och Karjalainen viktiga insikter. Aroheinä har till exempel insett att eftersom utvecklingen av arbetslivet och alla dess underliggande fenomen i samhället är komplexa, är det ännu viktigare att alla verktyg och funktioner är så tydliga som möjligt.

Tydligare företagshälsovårdsförhandlingar och ersättande arbete som alternativ

Om arbetstagaren inte längre kan göra sitt jobb måste arbetsgivaren försöka lösa situationen. För detta ändamål förs företagshälsovårdsförhandlingar. Det är en lång process vars mål, förlopp och praxis har varit oklara för deltagarna i förhandlingarna.

Arja Aroheinä säger att processen har förenklats genom att klargöra de olika faserna i den, med början i olika blanketter. Till exempel har den blankett som chefen och arbetstagaren använder som underlag vid den inledande diskussionen i början av processen reviderats i detalj. Sedan har blanketten gjorts så entydig som möjligt.

Dessutom har man förtydligat bland annat anvisningarna för hur man gör upp en uppföljningsplan, vad chefen bör klargöra redan innan företagshälsovården kopplas in och vilka saker som chefen ska ta upp till diskussion. De olika parternas roller har över huvud taget definierats.

Samtidigt har det framkommit att man i stället för sjukskrivning borde tala mer om ersättande arbete. I framtiden kommer företagsläkaren att inta en mer konsekvent hållning till huruvida ersättande arbete över huvud taget är möjligt för den som insjuknat.

– Vi kan lägga till fler mått på arbetet, hur ofta ersättande arbete har erbjudits och hur ofta det har accepterats, säger Aroheinä.

Kunskap som hjälp vid planering

En av innovationerna som utvecklats inom projektet Hållbart arbetsliv är ett verktyg som ger prognosuppgifter om risken för arbetsoförmåga. Prognosen kan användas för att stödja verksamhetsplaneringen och därmed företagshälsovårdssamarbetet.

Delprojektet heter Digitala verktyg för förebyggande av risk för arbetsoförmåga. Projektchef Mari Saarela säger att verktyget kan användas för att bättre förutsäga till exempel vilka yrkes- och åldersgrupper som behöver särskilt stöd för orken i arbetet.

Jyväskylä stad är en av de organisationer som testar det digitala verktyget. Staden har inlett ett pilotprojekt där man har utnyttjat de uppgifter som verktyget genererar. Verktyget ger yrkesgruppsspecifik information om riskerna för arbetsoförmåga i varje sektor.

– Det är viktig information om vilka sektorer som behöver stöd i ett tidigare skede. Till exempel har företagshälsovårdens stödåtgärder inriktats enligt detta, säger Arja Aroheinä.

Enligt Kevas undersökning om arbetshälsan i den offentliga sektorn upplever till exempel allt fler arbetstagare inom småbarnspedagogiken att deras arbete är mentalt och fysiskt belastande. 

Enligt det digitala verktyget är Jyväskylä inte något undantag.

– När samhället inte mår bra återspeglas det i barnens beteende. Den situationsbild vi får med verktyget hjälper att förbättra och rikta åtgärderna för att stödja personalen.

Verktyget hjälper att förutse kostnader

Enligt Johanna Karjalainen vid Työterveys Aalto är uppgifterna också till nytta för företagshälsovården. De hjälper att förstå vilka utmaningar som behöver lösas. Kevas delprojekt för digitala verktyg har inspirerat till att också använda företagshälsovårdens egna data för att rikta tjänster.

– Utmaningarna kommer sedan att studeras med cheferna och hela personalen.

Karjalainen säger att målet är att tillsammans hitta metoder för att förbättra arbetstagarnas välbefinnande. Dessutom är målet att verksamheten ska öka arbetsengagemanget och att medarbetarna ska stanna kvar i sitt arbete så länge som möjligt.

Verktyget kan också användas för att förutse kostnader. Man kan till exempel se hur en minskning av sjukfrånvaro påverkar risken för arbetsoförmåga och kostnaderna.

Kunskapsbaserad ledning och ny energi

Mari Saarela och Maija Lahdenniemi på Keva är glada över att projektet har medfört påtaglig nytta för organisationerna och stärkt deras kunskapsbaserade ledning.

De vet att personalcheferna nog är medvetna om hur viktigt det är att förebygga risker för arbetsoförmåga och att det är ett långsiktigt arbete. Enligt deras erfarenhet kan personaldirektörerna dock behöva verktyg för att motivera vissa åtgärder för ledningen och beslutsfattarna.

– Vi hjälper organisationerna att leda genom mått och mål, säger Lahdenniemi.

Å andra sidan hoppas de att projektet inte bara kommer att skapa nya verktyg, utan också ge chefer ny energi och drivkraft i sitt arbete.

– Dessutom kan samarbete mellan olika organisationer skapa något nytt, säger Saarela.