Långsiktigt och nära samarbete präglar arbetsmiljöledningen i Björneborg

Björneborgs stad har uppnått betydande resultat genom ett långsiktigt, systematiskt och praktiskt arbete med arbetsmiljöledning. Viktiga framgångsfaktorer är att fånga upp utmaningar i ett tidigt skede samt ett aktivt samarbete mellan medarbetare, chefer, företagshälsovården, hr och vid behov även den specialiserade sjukvården.

Arbetet med att stödja arbetsförmågan går ut på att förebygga problem och fånga upp utmaningar i ett tidigt skede.

Enligt Eveliina Kaukkila, samordnare för arbetsförmåga, är hr:s tidiga stöd till både chefer och medarbetare en av Björneborgs stads största styrkor. Även den öppna diskussionskulturen och den låga hierarkin bidrar till framgången. Riikka Hemmi, chef för arbetshälsa, betonar också vikten av samarbete.

– Det måste finnas välfungerande arbetssätt, tydliga roller och ansvarsområden samt en gemensam förståelse för hur arbetsmiljön ska ledas.   

Samordnaren finns vid medarbetarens sida  

I sin roll som samordnare för arbetsförmåga deltar Kaukkila ofta till exempel i möten om arbetsförmåga där man tillsammans med medarbetaren, chefen och företagshälsovården söker lösningar för att stödja medarbetarens arbetsförmåga. 

Samordnaren bidrar med expertstöd i samtalen kring frågor som rör arbetsförmågan. Dessutom kan möjligheterna till fortsatt arbete bedömas ur ett organisatoriskt helhetsperspektiv. Fördelen med en stor arbetsgivare är det breda utbudet av alternativa arbetsuppgifter, karriärvägar och olika former av arbetsanpassningar över enhets- och sektorsgränser.  

– Möten om arbetsförmåga är en oerhört effektiv arbetsform. På bara en timme kan man lägga upp en plan som ger stöd under resten av yrkeskarriären och i bästa fall helt undvika sjukfrånvaro.  

I Björneborg har samordnaren för arbetsförmåga en exceptionellt aktiv roll. Utöver mötena arbetar hon också aktivt som stöd för både medarbetare och chefer samt utvecklar rutiner inom organisationen som stärker personalens arbetsförmåga.  

För en enskild medarbetare kan stödet från samordnaren för arbetsförmåga innebära kartläggning och samordning av alternativa karriärvägar, utredning av utbildningsmöjligheter och förberedelser inför läroavtalsutbildning, samordning av rehabiliteringslösningar eller till exempel besök på en ny arbetsplats eller hos en ny utbildningsanordnare.  

Kaukkila beskriver sitt arbete som ett praktiskt stöd där hon finns vid medarbetarens sida genom hela processen.  

– Hos oss lämnas inte medarbetarna ensamma.  

Ersättande arbete har förändrat verksamhetskulturen  

Ett av de viktigaste verktygen inom arbetsmiljöledningen i Björneborg är ersättande arbete. Det innebär att medarbetaren kan ortsätta arbeta trots begränsningar i arbetsförmågan och tillfälligt utföra arbetsuppgifter som är bättre anpassade till den egna hälsosituationen.  

Enligt Hemmi och Kaukkila har arbetssättet etablerats som en del av verksamheten på ett ovanligt framgångsrikt sätt.  

– Våra medarbetare vill i regel utföra ersättande arbete.  

Det finns möjligheter till ersättande arbete i många olika situationer. Det kan till exempel handla om fysiskt lättare arbetsuppgifter eller arbete som är mindre psykiskt belastande.

Fördelarna är tydliga både för medarbetaren och arbetsgivaren. Medarbetaren behåller kontakten med arbetslivet och sin fulla lön, samtidigt som arbetsgivaren minskar sjukfrånvaron och kostnaderna för vikarier.  

Genom ersättande arbete minskade Björneborg sina kostnader för sjukfrånvaro med cirka 860 000 euro förra året. Samtidigt har också behovet av partiell sjukdagpenning minskat.  

Stöd för arbetsarrangemang möjliggör nya karriärvägar  

Stöd för arbetsarrangemang är ytterligare ett verktyg i Björneborgs arbete med arbetsmiljöledning. Stödet kan till exempel användas för att finansiera arbetsprövningar när villkoren för yrkesinriktad rehabilitering inte uppfylls eller för att täcka lönekostnader i samband med omskolning genom läroavtal. 

Genom stödet för arbetsarrangemang kan medarbetare smidigt övergå till nya arbetsuppgifter eller helt nya karriärvägar inom organisationen när arbetsförmågan kräver det.  

Under de senaste åren har framgångsrika lösningar hittats bland annat inom biblioteksverksamheten, undervisningen, kulturtjänsterna, logistiken och fastighetsskötseln.  

Enligt Kaukkila har särskilt läroavtalsutbildningarna visat sig fungera väl. Genom dem kan en medarbetare utbildas till ett nytt yrke som är anpassat till hens arbetsförmåga, samtidigt som organisationen förbereder sig för framtida rekryteringsbehov.   

Samarbete med företagshälsovården bäddar för framgång  

Både Hemmi och Kaukkila betonar vikten av ett välfungerande samarbete kring arbetshälsa.  

Samarbetet har inte uppstått av sig självt, utan det har byggts upp målmedvetet under många år. Syftet har varit att skapa en gemensam förståelse för processer, roller och mål samt att upprätthålla en kontinuerlig dialog mellan företagshälsovården, cheferna och hr.  

Ett brett utbud av insatser ger resultat  

Arbetsmiljöledningen har i Björneborg gett konkreta resultat: minskad sjukfrånvaro, en betydande minskning av långa sjukfrånvaroperioder och längre yrkeskarriärer. Enligt Hemmi följs även andra indikatorer upp systematiskt.   

– Den tydligaste indikatorn för oss är just den betydande minskningen av långa sjukfrånvaroperioder, vilket är ett resultat av en välfungerande arbetsmiljöledning.  

En särskilt positiv utveckling i Björneborg är att sjukfrånvaro på grund av psykisk ohälsa har minskat. Inom detta område har man också under lång tid samarbetat med den specialiserade sjukvården.  

Hemmi påminner dock om att inga resultat uppnås över en natt. I Björneborg har arbetsmiljöledningen varit ett strategiskt val och krävt ett långsiktigt samarbete i hela organisationen.  Hemmi är glad över att ett av fokusområdena i Björneborgs stads nya personalstrategi är att främja psykiskt välbefinnande och stärka hälsa och trivsel i arbetslivet. Målet är att stärka personalens kompetens i frågor som rör psykisk hälsa och säkerställa att arbetsförmågan stöds i livets olika skeden.

En av åtgärderna är att stödja arbetsförmågan hos medarbetare med klimakteriebesvär i samarbete med företagshälsovården. När arbetet med att stödja arbetsförmågan är förankrat på alla nivåer i organisationen uppnås resultat som märks både i personalens välbefinnande och i organisationens verksamhet.

Eveliina Kaukkila                Riikka Hemmi